Il s’agit tout simplement d’un outil de gestion complet qui concerne le planning des chambres et de facturation clients. Le PMS s’utilise sous forme de logiciel et vous permet d’avoir la main sur les arrivées et départs, vos réservations ou encore les prix de vos chambres.
Concrètement dans un français correcte, le PMS se nomme logiciel de gestion hôtelière.
Il y a encore quelques temps, nous tenions un cahier des réservations et synchronisions tous nos fichiers à la main, ce qui nous faisait perdre du temps. Nous devions même consacrer une partie de la journée à actualiser nos chambres et ce, tous les jours. Cette période est maintenant révolue avec l’aide des PMS au quotidien. Travailler depuis un logiciel de gestion hôtelière est bénéfique si vous recherchez le gain de temps mais également à plusieurs titres :
Vous vous demandez peut-être comment s’y retrouver dans vos réservations et surtout en période de haute saison ? Vous pourrez justement avoir une vision globale du planning qui vous attend grâce à votre PMS. Vous pouvez le personnaliser selon des codes pour vous repérer facilement sur vos catégories de chambres, les séjours avec restriction que vous avez imposés, vos différentes offres du moment… C’est un logiciel qui vous apporte toutes les informations dont vous avez besoin pour vous faciliter la gestion au quotidien.
Pour une chambre single ou un séjour en groupe, la réservation guidée pour votre client en ligne est un atout de taille qui vous garantit l’acte d’achat. Vous ne serez donc pas à côté de son écran alors une facilité de prise en main est toujours agréable pour un nouveau visiteur sur votre site web ou pour un client fidèle lors de la réservation. De plus, vous pourrez facilement retrouver les informations essentielles sur vos clients qui ont déjà confirmé leur prochain séjour chez vous pour leur réserver le meilleur des accueils.
Toute transaction financière pourra être contrôlée et sécurisée depuis votre PMS. Cette manipulation concerne notamment les modes de paiement que vous acceptez dans votre hôtel, la gestion des acomptes et des conditions de réservation ainsi que les annulations de vos clients. Grâce au logiciel de gestion hôtelier vous pouvez facilement éditer des factures personnalisées pour chacun de vos voyageurs sans vous mélanger les pinceaux.
De nos jours, travailler depuis un PMS est devenu indispensable pour répondre présent quant à la vitesse des informations sur internet. Plusieurs PMS peuvent être un réel bénéfice pour vous s’ils ont la possibilité d’être connectés à vos autres logiciels, notamment lorsqu’il s’agit de la synchronisation automatique de vos réservations vers votre Channel Manager .
Le PMS vous offre même la possibilité de suivre votre activité commerciale en vous exposant des indicateurs sur vos réservations. Généralement placés sur votre tableau de bord, vous pouvez consulter ces ratios pour prendre des décisions et faire des prévisions à court et moyen-long termes. A noter que ce sont des informations en directe, calculées à la minute près puisque c’est automatisé. Vous ne pourrez donc pas vous tromper sur votre marge brute du mois.
Vous aurez facilement la main sur l’affichage des prix de vos chambres en fonction de la période de votre choix. Un PMS vous offre l’automatisation de vos opérations et c’est un point clé sur lequel vous appuyer pour appliquer votre stratégie tarifaire. Ainsi, différents prix seront diffusés aux yeux du client sur la période que vous aurez défini au préalable et il réservera au tarif que vous aurez vous-même programmé.
En définitive, le PMS vous offre une multitude de possibilités essentielles pour gérer efficacement votre hôtel : automatiser de vos opérations hôtelières, sécuriser vos données, suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires… Il est surtout apprécié pour son côté « pratique » dans la gestion de votre hôtel et les fonctionnalités de pilotage au quotidien.
Evidemment, même avec une prise en main relativement intuitive, il n’est pas facile d’assimiler toutes les fonctionnalités de ce type de logiciel. Stratélia se tient présent pour vous aider à trouver le PMS qui vous correspond. Par ailleurs, je peux vous aider à configurer votre PMS afin qu’il soit complètement adapté aux spécificités de votre hôtel et qu’il vous ressemble.
A travers une formation, nous échangerons sur les caractéristiques de votre activité et je vous exposerai les solutions les plus adéquates pour toute votre équipe.